MS SharePoint Server – Übersicht

Microsoft SharePoint Server ist eine neue Serveranwendung und Bestandteil von Microsoft Office System. Ihre Organisation kann damit die Zusammenarbeit vereinfachen, Features zur Inhaltsverwaltung bereitstellen, Geschäftsprozesse implementieren und den Zugriff auf Informationen ermöglichen, die für die Ziele und Prozesse des Unternehmens entscheidend sind.

Einsatzbereiche und Potenziale

Mithilfe von Websitevorlagen und anderen Features erstellen Sie in Microsoft SharePoint Server schnell und effizient Websites zur Veröffentlichung von Inhalten, Inhaltsverwaltung, Datensatzverwaltung und für mögliche Business Intelligence-Anforderungen Ihrer Organisation. Erstellen Sie z.B. Websites auf Unternehmensebene, wie Portalwebsites oder Website für die Internetpräsenz der Organisation, oder erstellen Sie spezielle Websites, wie Inhaltsrepositorys oder Besprechungsarbeitsbereiche. Diese Websites ermöglichen die Zusammenarbeit und das gemeinsame Nutzen von Informationen innerhalb und außerhalb der Organisation. Darüber hinaus können Sie in Microsoft SharePoint Server effizient Suchvorgänge nach Personen, Dokumenten und Daten durchführen, formulargesteuerte Geschäftsprozesse entwerfen und daran teilnehmen sowie auf große Mengen von Geschäftsdaten zugreifen und diese Daten analysieren.

Sie können Microsoft SharePoint Server unter anderem für folgende Zwecke verwenden:

• Effektive Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern der Organisation. Ermitteln Sie z.B. mithilfe von Kalendern, wann Teamereignisse stattfinden, oder speichern Sie Dokumente des Teams, der Abteilung oder der Organisation in Bibliotheken. Sie können außerdem Probleme in Blogs diskutieren oder Informationen in Wikis (von Benutzern verwaltete Wissensdatenbanken)
• Erstellen persönlicher Websites zum Verwalten und Freigeben von Informationen. Erstellen Sie z.B. ein eigenes „Meine Website”-Portal, in dem Sie alle Ihre Dokumente, Aufgaben, Hyperlinks, den Microsoft Office Outlook -Kalender, Kollegen und sonstige persönliche Informationen zentral anzeigen und verwalten können.
• Suchen nach Personen, Fachwissen und Daten in Geschäftsanwendungen. Durchsuchen Sie z.B. Meine Websites im Intranet, um Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten oder Interessen zu finden, auch wenn Sie deren Namen nicht kennen. Sie können auch Daten in einer Unternehmensdatenbank oder Unternehmensgeschäftsanwendung suchen, z.B. einer CRM-Anwendung (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement).
• Verwalten von Dokumenten, Datensätzen und Webinhalten. Ihre Organisation kann z.B. ein Verfahren zum Zurückziehen oder Stornieren von Dokumenten nach Ablauf einer bestimmten Zeit entwickeln.
• Hosten XML-basierter Geschäftsformulare, die in Datenbanken oder andere Geschäftsanwendungen integriert sind. Angenommen, Sie arbeiten für eine lokale Verwaltungsbehörde und entwerfen Antragsformulare in Microsoft Office InfoPath , die Sie in Microsoft SharePoint Server bereitstellen, sodass Benutzer die Formulare direkt in einem Browser ausfüllen können. Die in das Formular eingegebenen Daten können an eine Datenbank im Netzwerk der Behörde gesendet werden.
• Einfaches Veröffentlichen von Berichten, Listen und KPIs (Key Performance Indicators) durch Verknüpfungen mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server 2005.

Interaktion zwischen Microsoft SharePoint Server und den Programmen des Microsoft Office Systems

Microsoft SharePoint Server wurde für eine effektive Interaktion mit anderen Programmen und Servern in Microsoft Office System entwickelt. In der folgenden Liste werden einige Verwendungsbeispiele aufgeführt.

• Wenn Sie Microsoft Office PowerPoint verwenden, können Sie eine Bibliothek mit PowerPoint-Folien erstellen, die Sie auf einer Microsoft SharePoint Server -Website mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen können.
• Wenn Sie Microsoft Office Access verwenden, können Sie eine SharePoint-Liste offline schalten und mit den Berichterstellungsfeatures in Office Access Daten anzeigen und Berichte erstellen. Verwalten Sie z.B. unterwegs eine lokale Kopie einer SharePoint-Liste auf Ihrem Laptopcomputer. Bearbeiten und durchsuchen Sie die Liste wie jede andere Tabelle in Office Access . Formulare und Berichte, die die SharePoint-Liste verwenden, sind vollständig interaktiv. Wenn Sie den Laptop dann später online schalten, kann Office Access die lokale Liste mit der Onlineliste synchronisieren.
• Wenn Sie Office Outlook verwenden, können Sie Dokumentbibliotheken offline schalten. SharePoint-Ordner werden genau wie andere Outlook-Ordner angezeigt.
• Wenn Sie Office InfoPath verwenden, können Sie browserfähige Formularvorlagen erstellen, die Sie auf einer Microsoft SharePoint Server -Website veröffentlichen und zur Verwendung in einem Webbrowser bereitstellen.
• Wenn Sie Microsoft Office Excel verwenden, können Sie Arbeitsblätter auf einer SharePoint-Website speichern, sodass Benutzer in einem Browser darauf zugreifen können. Diese Arbeitsblätter ermöglichen ein effizientes Verwalten und Freigeben einer zentralen, aktuellen Version und tragen dabei zum Schutz der in das Arbeitsblatt eingebetteten firmeninternen Informationen bei, wie z.B. von Finanzmodellen.
• Wenn Sie Microsoft Office SharePoint Designer verwenden, können Sie Websites und Workflows von Microsoft SharePoint Server als intuitive WYSIWYG-Umgebung (What-You-See-Is-What-You-Get) anpassen. Sie können SharePoint-Websites Ihren Anforderungen entsprechend entwerfen und firmenspezifischen Erfordernisse mithilfe der neuesten ASP.NET-Technologie, vorhandener Webstandards wie XHTML-Code (Extensible Hypertext Markup Language) und CSS (Cascading Style Sheets) festlegen. Angenommen, Sie werden als Wirtschaftsanalytiker gebeten, eine neue Microsoft SharePoint Server -Website zu erstellen und anzupassen, die für die Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Kundenfallstudien, die auf Video aufgezeichnet werden, verwendet wird. In diesem Szenario erstellen Sie mit Office SharePoint Designer eine brandneue Microsoft SharePoint Server -Website, auf der Autoren, Videofilmer und Mitglieder des Marketingteams an der Entwicklung der Videofallstudien zusammenarbeiten können.
• In vielen Office Release-Programmen können die Eigenschaften für ein Serverdokument in einem Dokumentinformationsbereich aktualisiert werden, der als Gruppe bearbeitbarer Felder oben in einem Dokument angezeigt wird. In einem Word-Dokument z.B. müssen Sie vielleicht Eigenschaften zum Namen des Autors, Datum der Erstellung und Dokumenttyp bearbeiten.
• In vielen Office Release-Programmen können Sie Workflows einleiten oder daran teilnehmen. Dabei durchlaufen Dokumente oder Elementen automatisch eine bestimmte Folge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen. Mithilfe von Workflows können allgemeine Geschäftsprozesse, z.B. die Dokumentgenehmigung oder -überprüfung, einheitlich verwaltet werden.

Unternehmenssteuerung mit Microsoft SharePoint Server

Vereinfachen Sie Ihre Maßnahmen, um Vorschriften einzuhalten und Unternehmensinformationen sicher aufzubewahren, mit einem umfassenden Satz von Tools für die Verwaltung und Steuerung elektronischer Inhalte. Optimieren Sie die täglichen Geschäftsprozesse, damit sie nicht die Produktivität der Organisation belasten. Verwenden Sie dazu elektronische Formulare und sofort einsatzfähige Workflowprozesse, die die Benutzer über vertraute Microsoft Office-Anwendungen, E-Mails oder Browser initiieren und nachverfolgen und an denen sie teilnehmen können.

• Steuern Sie Dokumente über eine detaillierte, erweiterbare Richtlinienverwaltung. Definieren Sie angepasste Dokumentverwaltungsrichtlinien, um Zugriffsrechte auf Elementebene zu steuern, Beibehaltungszeiträume und Ablaufaktionen anzugeben sowie Inhalte mithilfe von Dokumentüberwachungseinstellungen nachzuverfolgen. Dank der Integration von Richtlinien mit vertrauten Clientanwendungen wird die Vorschrifteneinhaltung für Mitarbeiter transparent und einfach. Durch die Integration mit der Verwaltung von Informationsrechten wird sichergestellt, dass proprietäre und vertrauliche Informationen auch dann effektiv geschützt werden, wenn keine Serververbindung besteht.
• Zentralisieren Sie Speicherung, Verwaltung und Abruf von Dokumenten unternehmensweit. Organisationen können alle geschäftlichen Dokumente und Inhalte an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Die Benutzer verfügen über einen konsistenten Mechanismus, um in ihnen zu navigieren und relevante Informationen zu suchen. Die Standardeinstellungen für das Repository können geändert werden, um Workflow hinzuzufügen, Beibehaltungsrichtlinien zu definieren und neue Vorlagen sowie Inhaltstypen hinzuzufügen.
• Vereinfachen Sie die Verwaltung von Webinhalten. Stellen Sie einfach zu verwendende Funktionalität für Erstellung, Genehmigung und Veröffentlichung von Webinhalten bereit. Masterseiten und Seitenlayouts stellen wiederverwendbare Vorlagen bereit, mit denen Sie ein konsistentes Aussehen und Verhalten implementieren können. Dank neuer Funktionalität können Unternehmen Inhalte aus einem Bereich in einem anderen veröffentlichen (z. B. Inhalte aus Zusammenarbeitssites in einem Portal) sowie die mehrsprachige Inhaltsbereitstellung auf mehreren Intranet-, Extranet- und Internetsites kosteneffektiv verwalten.
• Erweitern Sie Geschäftsprozesse auf das gesamte Unternehmen. Mit Forms Services gesteuerte Lösungen ermöglichen es, Informationen sicher und genau innerhalb und außerhalb der Organisation zu sammeln, ohne Code für benutzerdefinierte Anwendungen zu schreiben. Diese Informationen können dann ganz einfach in Branchensysteme integriert, in Dokumentbibliotheken gespeichert, zum Starten von Workflowprozessen verwendet oder an Webdienste übermittelt werden. So werden doppelte Arbeit und teure Fehler vermieden, die beim manuellen Eingeben von Daten leicht entstehen können.
• Optimieren Sie tägliche Geschäftsaktivitäten. Nutzen Sie Workflows, um häufige Geschäftsaktivitäten zu automatisieren und ihnen mehr Sichtbarkeit zu geben, beispielsweise Aktivitäten wie die Dokumentüberprüfung und -genehmigung, Problemverfolgung und Sammlung von Unterschriften. Die Integration mit vertrauten Clientanwendungen von Microsoft Office, E-Mail und Webbrowsern vereinfacht die Benutzeroberfläche. Organisationen können die mitgelieferten Prozesse ganz einfach ändern oder ihre eigenen Prozesse definieren, indem sie vertraute Microsoft-Tools wie Microsoft Office SharePoint Designer (die nächste Generation von Microsoft Office FrontPage) oder das Entwicklungssystem Microsoft Visual Studio verwenden.

Wissensmanagement mit Microsoft SharePoint Server

Gewinnen Sie ein besseres Verständnis für geschäftliche Faktoren und überwachen Sie wichtige geschäftliche Faktoren effektiv, ermöglichen Sie organisationsweit fundiertere Entscheidungen, und antworten Sie proaktiv auf wichtige geschäftliche Ereignisse.

• Stellen Sie unverzichtbare Informationen an einem einzigen, zentralen Ort bereit. Erstellen Sie interaktive Liveportale für Business Intelligence (BI), in denen Unternehmensinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengestellt und angezeigt werden können. Verwenden Sie dazu integrierte BI-Funktionen, wie z. B. Dashboards, Webparts, Key Performance Indicators (KPIs) und Konnektivitätstechnologien für Unternehmensdaten. Zentrale Berichtscentersites bieten den Benutzern einen einzelnen Ort, an dem diese die neuesten Kalkulationstabellen, Berichte oder KPIs finden können.
• Ermöglichen Sie Benutzern einen sofortigen Zugang zu Informationen. Die unternehmensweite Suche von SharePoint bezieht Personen- und Unternehmensdaten sowie Dokumente und Webseiten ein, um umfassendere Ergebnisse bereitzustellen. Das Suchcenter stellt einen einzelnen, integrierten Ort bereit, an dem Mitarbeiter Inhalte, Verfahren, Personen- und Unternehmensdaten finden können, die für ihre spezifischen Anforderungen relevant sind. So können Personen und Organisationen Entscheidungen schneller und anhand der neuesten Informationen und Fakten treffen.
• Geben Sie Unternehmensdaten für viele Benutzer frei, und schützen Sie zugleich sensible Informationen. Excel Services kann in Office SharePoint Server ausgeführt werden und stellt den Zugriff auf Daten und Analysen in interaktiven Kalkulationstabellen von Microsoft Office Excel in Echtzeit über einen Webbrowser bereit. Mithilfe dieser Kalkulationstabellen können Sie eine einzelne zentrale, aktuelle Version aufrechterhalten und effizient freigeben. Zugleich können Sie ggf. alle sensiblen oder proprietären Informationen schützen, die in Dokumente eingebettet sind (beispielsweise Finanzmodelle).
• Nutzen Sie Ihre unstrukturierten geschäftlichen Netzwerke als Grundlage für bessere Entscheidungen. Mitarbeiter können mithilfe neuer Wissensmanagementtools ihre leistungsstarken unstrukturierten geschäftlichen Netzwerke innerhalb und außerhalb ihrer Organisationen optimal verwenden und somit schneller und effizienter Verbindungen mit anderen Personen herstellen. Indem sie diese undokumentierten Geschäftsbeziehungen erforschen und Experten für bestimmte Fachgebiete finden, können Einzelpersonen Entscheidungen besser und schneller treffen.
• Machen Sie Unternehmensdaten nutzbar. Sofort einsatzfähige Verbinder ermöglichen den Zugriff auf Daten in SAP- und Siebel-Systemen. Der Geschäftsdatenkatalog ermöglicht es, strukturierte Daten aus Branchenanwendungen auf unterschiedliche Weisen in SharePoint zu integrieren, und zwar über Webparts, Listen, Personenprofile und die Suche. Zentral verwaltete Verbindungen zu Back-End-Systemen können einmal definiert und dann von Endbenutzern wiederverwendet werden, um auf Back-End-Daten zuzugreifen, ohne Code zu schreiben. So können Unternehmensdaten ganz einfach in Portalinhalte eingebunden werden. Mit dem Geschäftsdatenkatalog können außerdem Back-End-Unternehmensdaten in die unternehmensweite Suche von SharePoint integriert werden, ohne dass Protokollhandler, IFilter oder benutzerdefinierter Code geschrieben werden müssen.

Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint Server

Vereinfachen Sie die interne und externe Zusammenarbeit und geben Sie einfacherer und sicherer Wissen frei, suchen Sie Informationen, und arbeiten Sie mit anderen zusammen, innerhalb von Organisationsgrenzen und über diese hinaus. Nutzen Sie Informationen zu Ihren Partnern, Kunden und persönlichen Kontakten, um effektiv Verbindungen mit anderen Personen herzustellen.

• Verbessern Sie die Beziehungen mit Kunden und Partnern. Mit intelligenten, auf Standards basierenden, über elektronische Formulare gesteuerten Lösungen können Sie über einen Webbrowser geschäftliche Informationen von Kunden und Partnern sammeln. Die LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Integration und die Unterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtern die Arbeit mit anderen Verzeichnisdienstquellen als Active Directory. Somit wird das Einrichten von Extranets vereinfacht, und Sie können leichter engere Verbindungen zu Kunden, Partnern und Zulieferern erreichen.
• Überall zugreifbare unternehmensweite Suche. Die unternehmensweite Suche von Microsoft SharePoint Server führt zu hoch relevanten Ergebnissen und bezieht Unternehmensinhalte wie Personen- und Geschäftsdaten sowie Dokumente und Webseiten ein, um umfassendere Ergebnisse bereitzustellen. Die Suche ist von überall in Microsoft SharePoint Server aus zugreifbar, da sie eng in SharePoint-Websites, Webparts, SharePoint-Listen, Personenprofile und Weiteres integriert ist. Somit können die Benutzer während ihrer Navigation im Portal von überall aus nach den benötigten Informationen suchen. Mit der unternehmensweiten Suche können Unternehmensdaten durchsucht werden. Die Suchergebnisse können intensiv angepasst werden, indem beispielsweise spezifische Metadatenelemente von Back-End-Datensätzen an die Oberfläche gebracht werden.
• Arbeiten Sie, wann und wo Sie möchten. Dank Offlinezugriff auf Listen und Dokumentbibliotheken von Microsoft SharePoint Server können Sie sich von der einschränkenden Notwendigkeit befreien, mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sein zu müssen. Eine enge Integration mit Microsoft Office Groove Server stellt weitere Möglichkeiten für Offlinebenutzer bereit.
• Stellen Sie Verbindungen her, und geben Sie Wissen für andere Personen frei. Dank neuer Wissensmanagementtools können Mitarbeiter Personennetzwerke innerhalb und außerhalb ihrer Organisationen erstellen und nutzen, um schneller und effizienter Verbindungen mit anderen Personen herstellen und Wissen für diese freigeben zu können.
• Personalisieren Sie den Betrieb. Die Funktion Meine Websites stellt eine vollständig personalisierte Benutzeroberfläche mit einer dedizierten Website für jeden Benutzer bereit. Jede Website kann verwendet werden, um Inhalte, Informationen und Anwendungen gesteuert zu speichern, darstellen, anzuzeigen und zu verwalten. Jede Website kann außerdem verwendet werden, um Informationen zum Benutzer darzustellen, wie z. B. Qualifikationen und Rollen, Kollegen und Manager, Gruppen und Verteilerlisten, zu denen der Benutzer gehört, sowie Dokumente, an denen der Benutzer gerade arbeitet. Jede Website enthält strenge Datenschutzsteuerungs- und Sicherheitsmechanismen, so dass jeder Benutzer auswählen kann, wie viele Informationen welchen Personen angezeigt werden sollen. Meine Website kann außerdem vollständig an individuelle Anforderungen angepasst werden.

IT-Unterstützung mit Microsoft SharePoint Server

Geben Sie der IT-Abteilung die Möglichkeit zur Mitwirkung an Strategien und verbessern Sie die Fähigkeit der IT-Abteilung, auf Unternehmensanforderungen zu reagieren, und reduzieren Sie die Anzahl der zu wartenden Plattformen, indem Sie über eine einzige integrierte Plattform unternehmensweit alle Intranets, Extranets und Webanwendungen unterstützen.

• Nutzen Sie die erweiterte Interoperabilitätsunterstützung. Office SharePoint Server baut auf einer skalierbaren Architektur auf, die Webdienste und Interoperabilitätsstandards einschließlich XML und SOAP (Simple Object Access Protocol) unterstützt. Microsoft SharePoint Server enthält außerdem funktionsreiche, offene APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen) sowie Ereignishandler für Listen und Dokumente. Dies ermöglicht eine Integration mit vorhandenen Systemen und gibt Ihnen die Flexibilität, neue IT-Investitionen einzubeziehen, die nicht von Microsoft stammen. Die LDAP-Integrationsunterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtert die Arbeit mit anderen Quellen als Active Directory. Der sofort einsatzfähige WSRP-Consumerwebpart ermöglicht die Integration mit anderen WSRP-kompatiblen Portallösungen. Sofort einsatzfähige Verbinder und Webparts für häufige Branchensysteme, wie z. B. SAP und Siebel, ermöglichen Benutzern im Unternehmen einen einfacheren Zugriff auf Daten aus diesen Systemen direkt von portalbasierten Lösungen aus.
• Versetzen Sie die IT-Abteilung in die Lage, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Benutzer können jetzt Sites erstellen, Workflows initiieren, Anwendungen selbst bereitstellen, auf Back-End-Daten zugreifen, die Sicherheit auf Elementebene definieren, gelöschte Elemente wiederherstellen und andere Aufgaben abschließen, ohne die IT-Abteilung um Hilfe zu bitten. Diese verringerte Abhängigkeit der Benutzer von der IT-Abteilung verbessert die Produktivität und ermöglicht es der IT-Abteilung außerdem, sich auf die Bereitstellung von Diensten zu konzentrieren, die einen wirklichen Mehrwert für die Organisation darstellen. Mit dem Geschäftsdatenkatalog können Sie eine Unternehmensinformationsbibliothek von Verbindungen zu Back-End-Systemen definieren und bereitstellen. Dieses Feature kann von Benutzern im Unternehmen wiederverwendet werden, um personalisierte Ansichten von Unternehmensdaten zu erstellen, ohne benutzerdefinierten Code entwickeln zu müssen.
• Vereinfachen Sie die Bereitstellung, Verwaltung und Systemadministration. Die Verwaltung einer Webserverfarm, Bereitstellung neuer Inhaltselemente und siteübergreifende Verwaltung der Synchronisierung sind jetzt viel einfacher. Die Bereitstellung kann mit einer Top-Down- oder Bottom-Up-Methode erfolgen. Vereinfachen Sie die Sitebereitstellung über sofort einsatzfähige Startwebsitevorlagen für häufige Websites. Diese Vorlagen bieten Bereichs- und Seitenlayoutvorlagen und eine vorkonfigurierte Navigation. Erweiterte Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen für Inhalte helfen IT-Spezialisten bei der Planung von Sicherungen, Sicherung von Sammlungen mehrerer Sites sowie der individuellen Wiederherstellung dieser Sites.
• Robuste Tools zur Systemüberwachung und Verwendungsnachverfolgung. Mit diesen Tools können Sie Probleme schneller isolieren und lösen und die Betriebseffizienz der Systeminfrastruktur verbessern.